과거 '공인인증서'라는 이름으로 불렸던 이 인증서는 현재 '공동인증서'로 명칭이 변경되었지만, 그 기능과 중요성은 여전합니다. 오히려 비대면 업무가 늘어난 지금, 그 쓰임새는 더욱 다양해졌습니다. 복잡하고 어렵게만 느껴졌던 법인 공동인증서 발급 방법, 오늘 이 글에서 신청부터 발급까지 모든 과정을 차근차근 알려드릴 테니 그대로만 따라오시면 됩니다.
법인 공동인증서, 종류부터 알아보기
본격적인 발급 절차에 앞서 우리 회사에 어떤 종류의 인증서가 필요한지 파악하는 것이 중요합니다. 법인 공동인증서는 크게 '범용'과 '용도제한용' 두 가지로 나뉩니다. 어떤 것을 선택하느냐에 따라 사용 범위와 비용이 달라지기 때문에 신중하게 선택해야 합니다.
- 범용 공동인증서: 이름 그대로 모든 곳에서 범용적으로 사용할 수 있는 인증서입니다. 은행, 증권, 보험, 전자세금계산서, 4대 보험, 나라장터 입찰 등 거의 모든 전자거래에 사용 가능합니다. 여러 용도로 인증서를 사용해야 한다면 범용 인증서 하나를 발급받는 것이 편리합니다.
- 용도제한용 공동인증서: 특정 목적에만 사용이 한정된 인증서입니다. 예를 들어 '은행/신용카드/보험용'은 해당 금융 거래에만 사용할 수 있고, '전자세금계산서용'은 국세청 홈택스 등 세금 관련 업무에만 사용이 가능합니다. 특정 용도로만 필요하다면 저렴하게 발급받을 수 있다는 장점이 있습니다.
보통 법인을 운영하며 다양한 업무를 처리해야 하므로, 특별한 경우가 아니라면 모든 업무 처리가 가능한 범용 공동인증서를 발급받는 것을 추천합니다.
법인 공동인증서 발급 절차 (4단계)
법인 공동인증서 발급 절차는 크게 온라인 신청, 서류 준비, 서류 제출, 그리고 인증서 다운로드의 4단계로 이루어집니다. 처음에는 다소 번거롭게 느껴질 수 있지만, 아래 단계를 순서대로 진행하면 누구나 쉽게 발급받을 수 있습니다.
1단계: 인증기관 선택 및 온라인 신청
먼저 공동인증서를 발급하는 공인된 인증기관(CA, Certificate Authority) 홈페이지에 접속해야 합니다. 국내에는 대표적으로 아래와 같은 기관들이 있습니다.
- 한국정보인증(KICA)
- 코스콤(Koscom)
- 한국무역정보통신(KTNET)
- 한국전자인증(CrossCert)
어느 기관에서 발급받아도 효력은 동일하므로, 선호하는 기관의 홈페이지에 접속하여 '법인 공동인증서' 발급 신청 메뉴를 찾아 온라인 신청서를 작성합니다. 이때 사업자등록번호, 법인명, 대표자 정보 등 회사 정보를 정확하게 입력하는 것이 중요합니다.
2단계: 필요 서류 준비하기
온라인 신청을 완료했다면, 이제 신원 확인을 위한 서류를 준비해야 합니다. 누가 서류를 제출하러 가는지에 따라 준비물이 달라지므로 꼼꼼하게 확인해야 합니다.
[법인 공동인증서 발급 필요 서류]
| 구분 | 필요 서류 목록 |
|---|---|
| 대표자 직접 방문 시 |
|
| 대리인 방문 시 |
|
여기서 가장 중요한 것은 법인인감증명서는 반드시 원본이어야 하며, 발급일로부터 3개월(기관에 따라 6개월)이 지나지 않았는지 확인하는 것입니다. 만약의 경우를 대비해 3개월 이내 발급받은 서류를 준비하는 것이 가장 안전합니다.
3단계: 서류 제출 및 신원 확인
준비된 서류를 가지고 신원을 확인받아야 합니다. 서류 제출 방법은 보통 두 가지입니다.
- 직접 방문 제출: 온라인 신청 시 지정한 서류 제출처(인증기관 지점, 우체국, 기업은행 등)에 직접 방문하여 서류를 제출하고 신원을 확인받는 방법입니다. 가장 일반적이고 빠른 방법입니다.
- 찾아가는 서비스: 일부 인증기관에서 제공하는 유료 서비스로, 담당자가 직접 회사로 방문하여 서류를 확인하고 수거해 갑니다. 방문할 시간이 없는 경우 유용하게 사용할 수 있습니다.
4단계: 수수료 결제 및 인증서 다운로드
서류 제출과 신원 확인이 완료되면, 신청 시 입력했던 이메일이나 휴대폰 문자로 안내 메시지를 받게 됩니다. 안내에 따라 인증기관 홈페이지에서 발급 수수료를 결제합니다. 범용 공동인증서의 경우 보통 1년 기준 110,000원(부가세 포함)입니다.
결제가 완료되면 참조번호와 인가코드 등을 입력하라는 창이 나타납니다. 안내에 따라 코드를 입력하고, 가장 중요한 인증서 비밀번호를 설정합니다. 이 비밀번호는 분실 시 찾을 수 없으므로 반드시 기억할 수 있는 것으로 신중하게 설정해야 합니다. 비밀번호 설정 후 인증서를 PC 하드디스크, USB 메모리, 보안토큰 등에 저장하면 모든 법인 공동인증서 발급 절차가 마무리됩니다.
자주 묻는 질문 (FAQ) 및 주의사항
Q1: 인증서 비밀번호를 잊어버렸는데 어떻게 하나요? A: 안타깝게도 인증서 비밀번호는 분실 시 복구가 불가능합니다. 이 경우, 인증서를 폐기하고 처음부터 서류를 준비하여 재발급 절차를 다시 진행해야 하는 번거로움이 발생합니다. 따라서 비밀번호는 안전한 곳에 별도로 기록해두는 것이 좋습니다.
Q2: 인증서 유효기간이 다가오는데 어떻게 해야 하나요? A: 공동인증서는 보통 1년, 2년, 3년 단위로 유효기간이 설정됩니다. 유효기간 만료일 30일 전부터 갱신이 가능하며, 만료일이 지나기 전에 반드시 갱신해야 합니다. 갱신은 기존 인증서가 유효한 상태에서 온라인으로 간단하게 처리할 수 있습니다. 만약 기간을 놓치면 신규 발급과 동일한 절차를 거쳐야 합니다.
Q3: 개인사업자인데, 법인 공동인증서를 발급받아야 하나요? A: 아닙니다. 개인사업자는 '사업자용 공동인증서'를 발급받아야 합니다. 법인 공동인증서와는 절차와 서류가 일부 다르므로, 개인사업자이신 경우 사업자용 인증서 발급 방법을 확인하셔야 합니다.
지금까지 알아본 것처럼 법인 공동인증서 발급은 몇 가지 서류만 꼼꼼히 챙기면 생각보다 어렵지 않습니다. 이 글을 통해 디지털 시대의 필수품인 공동인증서를 막힘없이 발급받고, 회사의 모든 비대면 업무를 효율적으로 처리하시길 바랍니다.
